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学校办公室简介

学校办公室是学校党委和行政的综合办事机构。其主要职责是围绕学校中心工作,积极发挥学校领导的参谋助手、学校的信息枢纽、部门的综合协调、决策的督促落实等作用,服务领导,服务基层,服务师生,做好组织协调、公文处理、督查督办、信息公开、信访接待、应急处置、机要保密、对外联络、法律事务、教育统计、年鉴编撰、重要会议及活动组织等综合管理服务工作。

主要职责:

一、负责组织起草学校党政工作报告、总结、计划和决议等文件。

二、负责学校公文管理工作。包括:上级党政部门来文的收文、传阅、催办和归档工作;中央、国务院、省委、省政府机要文件、党内刊物、资料等销毁及处理工作;学校日常党政公文的收文、发文等程序性处理工作;学校党政和学校办公室名义上报或下发文件的审核、打印、报送及归档工作;指导党群行政部门及基层党组织的公文管理工作;以及其他与公文管理相关的工作。

三、负责学校信息管理工作,做到及时、准确,下情上报、上情下达。包括:反映基层单位和师生的意见和建议,做好信息的收集、整理和上报工作,以及全校紧急重大信息的上报工作;传达党委的精神和意见,以学校党政和学校办公室的名义发布信息的工作。

四、负责上级机关和外单位领导来校的接待工作;负责接待校内师生和校外群众的来访,收发、传递、催办、反馈广大师生的来信,组织安排校领导接待日工作。

五、负责学校党委和行政印章的管理及使用工作,学校行政部门公章刻制的审核工作,党委各部门和全校党的基层组织的印章制发工作,并负责管理、开具党政对外介绍信。

六、负责学校会议准备工作。包括党委全委会、常委会、校长办公会、书记办公会、校长现场办公会、行政专题会、党委中心学习组、党委召开或党政联合召开会议等的通知、材料准备、会场布置、会议记录和会议纪要编发等工作。

七、负责学校部分资产的管理工作。包括:学校校名、校标、校徽、校章、“组织机构代码证”、“事业单位法人证书”及学校声誉等无形资产的使 用、管理和维护工作;学校公务车的安排、使用、管理和维护工作,全校其他车辆和司机的有关管理工作;学校会议室、报告厅的使用及管理工作。

八、负责完成上级领导部门下达的各项统计任务、全校性的综合统计及综合统计报表的填报工作,协助指导学校各部门的统计工作。

九、协调处理学校的仲裁、诉讼和其他对外法律事务。

十、负责编印《兰州理工大学年鉴》、宣传页、学校简介等基础性、综合性宣传资料。

十一、负责组织协调多个部门共同办理的综合性工作及全校性的有关活动。督促检查学校各职能部门行政工作进展及完成情况,督促检查党委决定及有关会议精神、领导批(指)示、上级文件的贯彻落实,并将落实情况及时汇报领导,协助领导抓好落实。

十二、负责校领导办公设施维护、办公环境改善和后勤保障工作。

十三、负责学校驻京办事处的管理和指导工作。

十四、负责安排全校节假日放假和值班等有关事项。

十五、协助学校保密委做好学校保密工作。

十六、完成校领导交办的其他工作。



组织机构

工作职责



学校办公室主任岗位职责

1、在主管校领导领导下,负责主持学校办公室职能范围规定的全部工作,并对学校办公室的全部工作负责。

2、认真学习上级文件精神,保证党的教育方针和国家、学校的有关政策在学校办公室的贯彻执行。

3、建立健全学校办公室各种业务流程、工作制度、考核制度和奖罚制度。

4、依据学校办公室岗位编制及其任务特性对各岗位的技能要求,招募和聘任优秀的工作人员到相应的工作岗位上。

5、定期或不定期召开本部内部会议,交流情况,总结工作,布置任务,指导部内人员的工作。

6、严格管理和控制学校办公室的公用经费支出和由学校办公室负责管理的各项专项支出,确保各项费用的支出用于学校最需要的地方,并尽可能降低支出费用。

7、定期或不定期地组织本部人员到所服务的部门或人员处进行调查研究,对反馈信息进行认真思考和总结,不断改进管理服务措施,优化业务流程。

8、负责学校办公室人员的政治、思想和业务学习,不断提高全办公室人员的素质和业务水平,充分调动职工的积极性和创造精神,努力提高职工的工作质量和工作水平。

9、负责组织起草学校的文件、综合性报告、总结等文稿。负责审定和签发办公室的文件和其他文稿。

10、负责督促检查各中层单位贯彻落实学校文件、决议和决定的情况。

11、协助校领导安排好学校例行会议,协调或组织好全校性会议和学校重要活动。

12、负责组织调查研究,了解和掌握师生员工思想动态和有关学校全局的情况和问题,做好上情下达,下情上报工作,发挥参谋助手作用。

13、根据学校领导的授权和委托,负责组织协调各部门共同办理的综合性工作,做好各部门、单位之间的协调工作。

14、负责党委保密委员会办公室工作,负责检查机要工作,组织协调上级来文的传阅和办理,保证文件安全、及时运转。

15、负责检查信访处理情况,接待处理重要信访,并负责组织学校的对外接待工作。

16、负责办公室内部人员的年度考核工作。

17、完成校领导交办的其他工作。


学校办公室文秘副主任岗位职责
1、在学校办公室主任领导下,协助主任完成办公室职能范围内的有关工作,分管文印室工作,并负责文件起草、批办、文字审核等文字性工作。
2、认真学习上级文件精神,协助办公室主任贯彻执行党的教育方针和国家、学校的有关政策。
3、协助主任完善学校办公室各种业务流程、工作制度、考核制度和奖罚制度,做好办公室的制度建设工作。
4、负责组织起草学校综合性工作计划、工作总结、报告、规章制度等文件。
5、根据校领导指示和有关会议决定,组织草拟和发布通告、通知、会议纪要及其他文件。
6、负责处理和拟办上级来文以及校内公文的批办工作。
7、负责学校公文和以学校名义发出的上报文稿的文字审核工作。
8、负责组织编纂学校年鉴以及其他以办公室名义印制的学校对外宣传材料。
9、完成校领导及办公室主任交办的其他工作。
学校办公室接待副主任岗位职责
1、在学校办公室主任领导下,协助主任完成办公室职能范围内的有关工作,分管办公室小车班、收发室的工作,并负责办公室接待工作。
2、认真学习上级文件精神,协助办公室主任贯彻执行党的教育方针和国家、学校的有关政策。
3、协助主任完善学校办公室各种业务流程、工作制度、考核制度和奖罚制度,做好办公室的制度建设工作。
4、负责小车班、收发室人员的业务学习,不断提高其思想水平和业务能力,努力提高工作效率和服务质量。
5、负责接待上级或兄弟单位领导来校参观访问以及会务等工作,安排好公务接待和有关活动,加强学校对外联系工作。
6、负责接待和处理校内师生和校外群众的来访、来信等有关事项,协调并督促有关部门及时解决上访问题,做到实事求是,化解矛盾,保持学校稳定。
7、负责办公室印信使用的审核工作。
8、负责校领导办公设施的维护、办公环境的改善和后勤保障工作。
9、完成校领导及办公室主任交办的其他工作。
学校办公室综合秘书岗位职责
1、负责学校接待工作及公务活动中各种资料、礼品的准备、保管及登记工作。
2、负责办公室办公物品的采购、管理、配置及发放工作。
3、负责办公室电话费的交纳和有关请款、报账、购票工作。
4、负责学校介绍信、便函、用印登记本的保管、回收与发放工作。
5、协助完成办公室内部有关行政事务工作。
6、完成校领导及办公室领导交办的其他工作。
7、协助本部门其他岗位的工作。
学校办公室接待秘书岗位职责
1、负责学校会议室、报告厅的协调、管理和学校会议的通知。
2、负责接收传真的分发、转呈、催办及管理工作。
3、负责接待群众来信、来访、来电的登记、催办等工作。
4、负责学校会议室的预约登记和使用管理工作。
5、负责上级机关和兄弟单位给学校的电话记录、登记、转呈、催办工作。
6、负责接收和转送各类文件。
7、负责学校办公室的日常值班和内务工作。
8、完成校领导和办公室领导交办的其他工作。
9、协助本部门其他岗位的工作。
学校办公室车辆管理员兼综合服务秘书岗位职责
1、负责学校机动车辆驾驶员的安全教育及机动车辆相关业务手续的办理及管理工作。
2、负责学校办公室小车班车辆的日常台账的记录、汇总、初审及相关管理工作。
3、协助办公室领导做好收发室、工勤人员的管理工作,并对他们的具体工作进行指导。
4、参与部分接待工作,协助做好宾客的接站、食宿、送站等工作。
5、负责校领导办公环境、办公条件的改善和保障工作。
6、完成校领导和办公室领导交办的其他工作。
7、协助本部门其他岗位的工作。
学校办公室机要秘书岗位职责
1、负责上级机关及其他往来公文、函件、电话、传真电报、内部明电的登记、送签、传阅、分发、存档等工作。
2、负责校属各部门、各单位向学校领导呈送的请示、报告等正式文件的审核、登记、送签、归档工作。
3、负责以学校名义制发文件的登记、审核、签批、编号、校对、印发、归档等工作。
4、审定学校印章的刻制和颁发,负责学校印鉴、介绍信和便函的管理及使用。
5、注意搜集、整理与学校改革发展有关的信息、资料,为学校领导决策服务。
6、负责领导批示的督办工作。
7、协助做好保密工作。
8、完成校领导及办公室领导交办的其他工作。
9、协助本部门其他岗位的工作。
学校办公室文字秘书岗位职责
1、根据学校领导和办公室领导安排,起草、修改、校对、上报、下发学校综合性计划、总结、文件、报告、决定、计划。
2、负责起草学校领导会议讲话。
3、参加相关专题会议,做好会议记录,整理工作,并下发会议纪要。
4、负责起草学校对外往来的礼节性函件。
5、向省教育厅报送《甘肃教育年鉴》材料。
6、负责学校领导讲话录音,整理讲话内容。
7、负责制作领导讲话PPT文件,并完成其他相关工作。
8、负责中干例会等全校性和重要专项会议的记录、纪要及情况通报工作。
9、完成校领导和办公室领导交办的其他工作。
10、协助本部门其他岗位的工作。
学校办公室统计信息秘书岗位职责
1、根据学校领导和办公室领导安排,起草、修改、校对、上报、下发学校综合性计划、总结、文件、报告、决定、计划。
2、负责起草学校领导会议讲话,参加相关会议并起草会议纪要。
3、负责学校年鉴的编纂工作。
4、协助编辑学校画册、彩页等宣传材料。
5、负责学校标识系统材料。
6、负责编辑、更新学校总体情况介绍。
7、负责学校办公室网页的维护工作。
8、负责搜集并向学校领导提供国内外教育、科技、经济等方面改革与发展的前沿信息。
9、负责向学校相关部门填报学校领导和办公室全体职工人事、工资、住房、医疗等材料。
10、完成校领导和办公室领导交办的其他工作。
11、协助本部门其他岗位的工作。
学校办公室行政秘书岗位职责
1、协助办公室主任安排党委全委会、党委常委会、中干例会和校长办公会的会务工作。
2、负责接待群众来信、来访、来电的登记、签批、催办和回复等工作。
3、负责校领导接待日的安排工作。
4、负责学校组织机构代码证事业单位法人证书的管理与使用工作。
5、负责网上发布校级和办公室的重要公文及重要信息。
6、负责接待网上书记信箱校长信箱,并及时向领导汇报,根据领导批示及时处理。
7、负责办公室的考勤工作。
8、协助做好保密工作。
9、完成校领导及办公室领导交办的其他工作。
10、协助本部门其他岗位的工作。





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